Direction générale

Description des tâches

SOMMAIRE DU POSTE  

Sous l’autorité du conseil d’administration, la direction générale de la Maison de la famille Vallée-de-la-Lièvre exerce toutes les fonctions de la gestion (planification, organisation, direction, contrôle et évaluation) pour l’ensemble des programmes et des ressources en vue d’assurer un fonctionnement efficace de l’organisme en conformité avec la philosophie, les politiques et les objectifs déterminés par le conseil d’administration. 

FONCTIONS 

TÂCHES DE GESTION GÉNÉRALE 

• Participer activement avec le CA à l’élaboration d’une vision et d’un plan d’action annuel en vue de réaliser la mission de l’organisme; 
• Cerner et évaluer les enjeux internes et externes qui ont une incidence sur l’organisme, en informer le CA et lui soumettre des propositions pour prendre en compte ces enjeux; 
• Veiller au bon fonctionnement de l’organisme ;  
• Effectuer un encadrement professionnel du personnel ;  
• Maintenir des relations optimales avec les bailleurs de fonds, les partenaires et les instances politiques ;  
• Chercher à diversifier les sources de financement de l’organisme;  
• Représenter l’organisme lors d’activités dans le réseau afin de rehausser la visibilité de l’organisme dans la communauté.  

TÂCHES GESTION DE L’ORGANISATION 

• Assurer la mise en œuvre du plan d’action annuel; 
• Proposer au CA des mises à jour ou de nouvelles politiques internes;  
• Cerner et évaluer les risques propres à l’organisme qu’ils concernent ses gens, ses biens, ses finances ou sa réputation et prendre des mesures pour contrôler ces risques;
• Favoriser la circulation des informations et les échanges entre toutes les instances ;  
• Participer aux réunions du CA et à l’assemblée générale annuelle, préparer et coordonner ces rencontres et en faire les suivis ; 
• Participer aussi, lorsque requis, à des rencontres de comités et s’assurer du bon fonctionnement de ceux-ci ;  
• Superviser la gestion de la base de données et s’assurer de disposer d’une technologie appropriée. 

TÂCHES GESTION DES RESSOURCES HUMAINES 

• Déterminer les besoins en personnel de l’organisme dans la perspective d’assurer la gestion et la prestation de ses programmes tout en respectant la capacité financière de l’organisme; 
•  Assumer l’ensemble des tâches de gestion des ressources humaines: le recrutement, l’établissement d’objectifs de performance, l’encadrement et l’évaluation du personnel; 
•  Déléguer à l’intervenant clinique la gestion quotidienne du travail des animateurs, des bénévoles, des stagiaires et des programmes d’employabilité ; 
•  Déléguer à l’intervenante sociale la gestion quotidienne du travail des stagiaires et personnes effectuant des travaux communautaires ;  
•  Respecter les politiques et procédures internes en place pour toutes les situations concernant la gestion des ressources humaines ; 
•  S’assurer que les dossiers du personnel (incluant les bénévoles, les stagiaires, les personnes effectuant des travaux communautaires et les programmes d’employabilité), des membres, des donateurs sont gardés en lieu sûr et que leurs renseignements personnels sont protégés.  

TÂCHES GESTION FINANCIÈRE ET ADMINISTRATIVE 

• Assurer une gestion financière rigoureuse et le suivi budgétaire  
•  Assurer la pérennité financière de l’organisme par la diversification des sources de financement  
•  Identifier et développer des opportunités de financement et de projets structurants  
•  Effectuer, avec la collaboration du CA, la préparation du budget de l’organisme, assurer le suivi budgétaire et rendre compte régulièrement au CA de la situation budgétaire de l’organisme;  
•  Préparer les documents pour la fin de l’année financière et entretenir une interaction directe ou indirecte avec les employés de la firme comptable ;  
• Garantir que le versement des salaires correspond aux feuilles de temps et est effectué en fonction des politiques et/ou procédures de l’organisation, et effectuer les ajustements nécessaires pour tous changements à la paie des employés concernant leurs banques d’heures, les déductions, les contributions ou les paies spéciales ;  
•  Recueillir, vérifier et traiter les comptes de dépenses des employés.  
•  Participer à la création des fiches d’employés et contribuer à l’exactitude des informations contenues au dossier des employés ainsi que la mise à jour de toutes nouvelles informations;  
•  Fournir, à la demande des employés, des renseignements les concernant (paie, congé, assurance salaire, etc.) ;  
•  Voir à la planification des achats et au bon fonctionnement de l’organisation, tel que les besoins en fournitures de bureau et matériel de programmes, les services informatiques, la téléphonie, l’entretien et la sécurité du bâtiment; préparer les réquisitions en conséquence, recevoir les soumissions, s’assurer de la réception des services et de la marchandise, et en tenir l’inventaire ;  
•  Collaborer avec le CA à l’atteinte des objectifs de financement;  
•  Administrer les fonds de l’organisme à la lumière du budget approuvé ; 
•  Approuver les dépenses selon les pouvoirs délégués par le CA;  
•  Veiller à l’adoption et à l’observation de bonnes procédures de tenue de livres et de comptabilité;  
•  Veiller à ce que l’organisme se conforme à toutes les lois pertinentes en matière des lois du travail, de fiscalité et de retenue de paiements.  

TÂCHES RELATIONS AVEC LES BAILLEURS DE FONDS, LES PARTENAIRES ET LES INSTANCES POLITIQUES 

• Communiquer et entretenir des relations régulières, conviviales et protocolaires avec les représentants des bailleurs de fonds, les partenaires et les instances politiques, afin de faire croître sinon de préserver les contributions actuelles et notre influence dans le milieu ;  
• Développer de nouveaux partenariats stratégiques dans le but de diversifier les sources de financement et établir de nouvelles alliances.